相手に好印象を与える自己紹介を含む、英文ビジネスメールの書き方をご紹介します。
Contents
タイトルは明確に
メールのタイトルは短く明確なものにします。長いメールのタイトルは相手に厄介な印象を与えてしまい、読むのを後まわしにされたり、最悪の場合、読んでもらえないこともあります。自己紹介が主な目的なら”Introduction – Your Name“というタイトルが良いと思います。
タイトル無しのメールを送ってしまった場合、相手に与えたあなたの印象は最悪なものになったと覚悟しなければなりません。タイトルを書かずに本文を書き始めた人が犯しやすいミスです。タイトルは必ず最初に書いておきましょう。
書き出しは”Dear “で
自己紹介のための初めてのメールで”Hello”や”Hi”は不適切です。”Dear”に続けて敬称（Ms./Mr./Mrs.）と相手のフル・ネームで書き始めましょう。ファースト・ネームのみを使うのは不適切です。また”To whom it may concern”は相手がわからない時以外は使わないでください。
自己紹介はシンプルに
自己紹介は”My name is…“ではじめます。肩書が複数ある場合は、最も重要なものだけを書きます。少しでも自分をアピールしようとして自分のプロフィールに触れたりする人もいますが、プロフェッショナルな印象を相手に与えるためには何も書かないほうが良いと思います。
相手のメールアドレスの入手方法
次に、相手のメールアドレスをどのように入手したのか説明します。ここもできるだけシンプルに説明します。
Your manager directed me towards this email address.
I found this email address on your website.
あなたがルールに従ってコンタクトしていることを明確にしておきます。
相手に会ったことがある場合
相手に会ったことがある場合、最期に会ったのがいつだったのか簡単に書いておきます。相手が覚えていてくれればメールの重要度を高めます。
We talked briefly at the exhibition yesterday.
We spoke on the phone last week.
共通するビジネス上の関心事について触れる
今後につなげるために、共通するビジネス上の関心事について触れておくとよいと思います。話題にするのはあくまでもビジネスに関連することに留めましょう。相手に与えるあなたの印象はプロフェッショナルなイメージになると思います。
要件を切り出す
自己紹介が終わり、相手に自分を印象付けたところで要件を切り出します。ここに到達するまでの情報は短くまとまったものでないと、要件が相手に分かりにくくなってしまうので注意してください。
相手に対してどんなアクションを期待しているのか、明確に伝えてください。日本人の場合回りくどい表現になりがちですが、相手の時間を無駄にするだけで逆効果です。なお初めてのメールでは、要件は一つに絞るようにしましょう。
I’d like to meet with you sometime in the next week to discuss…
I would like your opinion on the new product…
メールを読んでもらったお礼のフレーズ
メールを読んでもらったことに対するお礼のメッセージを添えます。これは”Sign Off”と呼ばれるパートで、メールが終わることを相手に伝えるサインの役割があります。
Thank you for taking time out of your schedule to read this.
I appreciate you taking the time to read this email.
相手のアクションを明示
相手にお願いしたいことを簡潔に明示します。要件で伝えた内容の範囲内の要望でなくてはいけません。
Please give me a call when you have some free time.
What are your thoughts on …?
I look forward to hearing from you.
結びの言葉
メールの最期には必ず結びの言葉を添えます。ここでもフォーマルな表現を使ってください。以下のような表現があります。
Sincerely,
Thank You,
Kind/Warm Regards,
Best,
自分の名前と連絡先
最後に自分の名前と連絡先を記入します。メールアドレス、WEBサイトアドレスなどはそれぞれ一つづつにします。
Mike Pence
mike.pence@mail.com
(555)555-1234
www.swebsite.com
まとめ
自己紹介のメールは、一度しか送れないメールです。一度のメールだけで相手に好印象を与えるためには、なるべく短く簡潔な文章を心がけてください。スペルミスやタイトルの記入漏れなどがないように送信ボタンを押す前に良く見直しましょう。