今回は、英文ビジネスメールの例文が掲載された海外サイトをご紹介します。まずはじめに、英文ビジネスメールを作成する際の注意点について、本日ご紹介するサイトを参考に準備した例文を用いてご説明します。
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英文メール作成時の注意点
英文ビジネスメールでは、相手にこちらの意図を明確に伝えることが大切です。ただ、あまりにも単刀直入に、直接的すぎる表現を使うと相手に不快感を与えかねず、結果的に将来のビジネスチャンスを台無しにしてしまう恐れがあります。この点は、日本国内のビジネスと何ら変わりありません。
以下は顧客からの値引き依頼を断る際の例文です。４つのパラグラフで文章を構成するとよいでしょう。
Dear
This letter is in response to your inquiry regarding our flexibility in the discount rate we offer.
最初に要件を伝えます。
Our established discount is 1.5% of the total invoiced amount when payment is received within 14 days of delivery. This figure is not one that has been randomly chosen, but is based on cost and profit.
値引き率が適切な方法で設定されていることを誠意が伝わるように丁寧に説明します。
To increase this discount rate for all of our accounts would seriously jeopardize us. I believe that you will find that the 1.5% discount rate we offer our customers is standard.
これ以上値引きすると自社にとって不利益が生じることを説明します。あわせて提案した値引き率が標準的なものであることを説明します。
We consider you a most valued customer and hope that you can appreciate our position in this matter. If we are able to accommodate you in any way that is within our company policy, we will be most happy to do so.
相手が自社にとって重要な顧客であることを伝え、規定の範囲内で対応できることがあれば喜んで対応すると申し入れています。（参照：4hb.com Letters and Forms Sample Business Letters）
英語力よりもビジネス力
例文のような断りのメールを送信する際は、「値引きはお断りします」というような直接的な表現を避け、申し出を受けられない理由を誠実に説明した上で相手の理解を求め、譲歩を引き出すことが大切です。つまりここで問われるのは、あなたの英語力ではなく、ビジネスパーソンとしてのコミュニケーション能力なのです。
ビジネス上の提案を論理的な構成で簡潔にまとめましょう。提案の構成さえしっかりしていれば、言葉の選択に多少不備があったとしても、ビジネス上の目的を達成する上での深刻な支障にはならないはずです。
おすすめ英文メール例文サイト・ベスト５（海外）
さて、最後に英文ビジネスメールを作成する際に参考になる海外サイト（英語）をご紹介します。先ほどご紹介した英文メールを作成する際の注意点を踏まえ、部分的な文例ではなく、メール文章全体が掲載されているものを選びました。
日本語の解説はないので英語のレベル的には中級・上級者向けになりますが、英語圏のビジネスの現場で実際に交わされているコミュニケーションに近いものになりますのでご参考頂けると思います。
第１位 Vertex42.com Business Letter Template
例文が目的別に整理されています。例文の数はそれほど多くないのですが、ビジネスメールを作成する上での注意点がまとめられているので勉強になります。メールの例文のほかにも様々なビジネス書類のテンプレートが用意されています。
第２位 Writter Express Free sample letter Templates
例文の数が多いサイトです。目的別のカテゴリーも豊富で自分の目的に近い例文を効率よく探すことができます。
第３位 Office writting.com
目的別カテゴリー、例文ともに数はそれほど多くないのですが、シンプルで使いやすいサイトです。
第４位 LetterWhiz
シンプルでデザイン性が高く使いやすいのが特徴です。ビジネス以外のメールサンプルもあります。文例が少ないので物足りなさを感じるかもしれません。
第５位 4hb.com Letters and Forms Sample Business Letters
目的別カテゴリー数、例文の数は文句なしですが、検索しにくいのが難点です。フォーラムもあるのでほかのユーザーからアドバイスを受けることもできます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。英文ビジネスメールの作成にもっとも必要なものは、英語力ではなく、あくまでもビジネスセンスです。今回ご紹介した例文集を参考に英文メールの作成時間を短縮し、ビジネスの目的達成により多くの力を注ぎましょう！