海外にメールを送ってもなかなか返事が来ない時ってありませんか？クレームや催促のメールを送った時にかぎって、返事が来なかったりするものです。
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最終手段・国際電話を掛ける前に
出勤して待ちに待ったメールをチェックした時に返事が届いていないと、それだけで１日のスタートがだいなしにされた気分になりますよね。時差がある場合は、時すでに遅しということも珍しくありません。いらいらしながらも、明日の朝まで回答を待つしかありません。
そんな時に限って上司から「あの件、どうなってるの？メールしてくれた？」などと聞かれ、「先週金曜日に送ったのですが、まだ返事がなくて」などと自分のせいではないことを強調するのが精いっぱい。
残された手段は国際電話しかないかもしれませんが、その前に次の項目を確認してみませんか？
相手の国のカレンダーを確認してみる
返事がこないのは相手が休みだったせいかもしれません。祝祭日が重なる連休だったりしないか念のため確認してみましょう。欧米では、祝祭日の前後に休みをとることも珍しくはありません。
メールのタイトルを確認してみる
タイトルはちゃんと記入されていますか？自分は記入したつもりでいても、相手が途中から別スレッドに変更、その際タイトルを空欄で送っていることもあります。タイトルが空欄のメールは相手に見落とされるリスクが高くなります。
メールのタイトルを書きなおす
記録を残すために、一つの案件が終了するまで同じメール上でやりとりをすることもあると思いますが、タイトルによってはすでに終了した案件だと、相手に勘違いされることもあります。そんな時は、現在の状況を反映するタイトルに書き替えましょう。
タイトル欄に要件を箇条書きにする
相手が忙しい人の場会、あるいは休暇から戻ったばかりの場合、あなたのメールは相手のメールボックスの中で未読メールの山に埋もれてしまうことになります。相手も、未処理の仕事を区別するために、メールを開かずにそのまま放置することも少なくありません。そうなると、順番が回ってくるまであなたはさらに待たされることになるでしょう。
このような事態をさけるためにメールのタイトルだけで相手に要件を伝えるように工夫します。
（例：PlS Confirm by Oct.10 order# 123-456)
これなら相手はあなたのメールを開かなくても、あなたの要件を把握できます。相手の注意をより引き付けるためには、返答期限や要件、注文番号などを明示するのも有効です。
相手先の別の人に伝えてみる
相手からメールがこないことを同じ職場の他の担当者に伝え、対応を促すというやり方です。これは、相手の職場での評価につながる場合もあるので、できれば避けたい方法です。相手が気分を害することになると、それ以降の仕事がやりにくくなることも考えられます。とは言え、ほかに手段がなければ試してみるしかありません。
依頼するのは、担当者の同僚か部下であなたと面識がある人が好ましいと思います。
電話をしてみる
どうしても返信が来ない場合は、電話する以外にないと思います。「メールを送りました。見ましたか？」といったような簡単な会話で十分です。「電話なんて無理」と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、ぜひチャレンジしてみてください。
相手に自分を印象付けることで、メールのレスポンス・スピードが速くなることも期待できます。
まとめ
まずは相手に好印象を与えることが大切です。自分の依頼に相手が対応してくれたら明確に感謝の気持ちを伝えましょう。
同時に、自分の希望を明確に相手に伝えることが大切です。希望通りの対応を得られなかったら、自分の希望が相手に伝わっていたのか、何か不都合はなかったか、率直に聞いてみても良いと思います。
大切なのは、勝手にあれこれ相手の立場や気持ちを想像して悩まないことです。多くの場合、こちらが思っているほど事態は深厚なものではありません。